Artikel 1 Definities
1. INSTICOM bvba, Victor Jacobslaan 80, 1040 Brussel, VAT BE 0822.761.720: de natuurlijke of rechtspersoon die van de opdrachtgever opdracht krijgt tot het verrichten van diensten of het leveren van zaken.
2. De opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die aan INSTICOM offerte heeft gevraagd of opdracht heeft gegeven tot het verrichten van diensten of de levering van zaken.
3. De overeenkomst: de overeenkomst tussen INSTICOM en de opdrachtgever zoals deze onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden is of wordt gesloten en in het geval van verschillen tussen de algemene voorwaarden en de speciale afspraken tussen de partijen, de speciale afspraken prevaleren boven de algemene voorwaarden.
Artikel 2 Toepassing en geldigheid van deze algemene voorwaarden
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de totstandkoming, de inhoud en de nakoming van alle tussen INSTICOM en de opdrachtgever gesloten overeenkomsten, met uitsluiting van de algemene voorwaarden van de opdrachtgever.
2. Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig voor zover deze afwijkingen schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.
Artikel 3 Overeenkomst
1. Behoudens voorzover de overeenkomst tevens de levering van zaken omvat, is de samenwerking tussen de opdrachtgever en INSTICOM een overeenkomst van opdracht.
Artikel 4 Algemene verplichtingen van partijen
1. INSTICOM verplicht zich de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uit te voeren. De overeenkomst met de opdrachtgever is een inspanningsverbintenis.
2. Beide partijen zullen meewerken aan overeengekomen procedures en zullen elkaar de voor de goede uitvoering van de werkzaamheden benodigde informatie zo spoedig mogelijk nadat de wederpartij daarom heeft gevraagd ter beschikking stellen. Voorwerpen, materialen of gegevens, die INSTICOM voor, door of namens de opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld worden gehouden voor rekening en risico van de opdrachtgever.
3. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding ten aanzien van al de informatie die zij ontvangen voor de uitvoering van hun werkzaamheden die van vertrouwelijke aard of die kunnen worden geacht te zijn erkend als vertrouwelijk. Behalve indien nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting zal de ene partij alleen worden toegestaan om deze geheimhoudingsplicht met de toestemming van de andere partij te negeren.
4. De opdrachtgever erkent dat hij de werkwijze van INSTICOM kent. De opdrachtgever mag INSTICOM voorstellen die werkzaamheden op een andere wijze uit te voeren, in overeenstemming met het functioneren en de wensen van de opdrachtgever, voor zover de suggesties redelijk zijn. Als INSTICOM niet in staat is of niet bereid is om te voldoen aan dit verzoek, wat het goed recht is van INSTICOM, zal de opdrachtgever het recht hebben om de opdracht te beëindigen per aangetekende brief en met respect voor een opzegtermijn van drie maanden en de betaling van een schadevergoeding gelijk aan het bedrag van drie maanden vergoeding, berekend als het gemiddelde van het honorarium zoals gefactureerd door INSTICOM over de twaalf maanden voorafgaand aan de opzegtermijn (of zoveel korter als de overeenkomst heeft geduurd), met ingang van de datum van beëindiging, met uitzondering van de opzegtermijn. De bepalingen van artikel 6 van deze voorwaarden zijn van toepassing op een dergelijke beëindiging.
5. INSTICOM heeft het recht om iedere opdracht, contract of alle of bepaalde diensten uit te besteden aan onderaannemers.
6. Behoudens schriftelijke toestemming van opdrachtgever zal INSTICOM geen opdrachten aanvaarden, waarvan INSTICOM weet of behoort te begrijpen dat uitvoering daarvan strijdig is met de belangen van opdrachtgever.
Artikel 5 Duur en beëindiging
1. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, wordt de overeenkomst geacht voor onbepaalde tijd te zijn aangegaan. Een voor onbepaalde tijd aangegane overeenkomst kan te allen tijde worden opgezegd met inachtne¬meing van de in de overeenkomst geregelde opzegtermijn, of bij gebreke daarvan, met inachtneming van een termijn van drie maanden.
2. Een overeenkomst aangegaan voor bepaalde tijd of voor de tijd noodzakelijk voor de voltooiing van de opdracht, kan, behoudens indien in de overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald, tussentijds door een der partijen uitsluitend schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een op¬zegtermijn van drie maanden.
3. Als de opzegtermijn niet in acht wordt genomen, zal een vergoeding verschuldigd zijn gelijk aan de vergoeding voor de periode van de niet-gerespecteerde opzegtermijn, berekend op basis zoals bepaald in artikel 4.4.
4. Bij tussentijdse beëindiging van de overeenkomst in de zin van het voorgaande lid van dit artikel door de opdrachtgever is de laatste aan INSTICOM gedurende de opzegtermijn een vergoeding verschuldigd. Deze vergoeding is tenminste gelijk aan het gemiddelde van het honorarium zoals dit door INSTICOM is gedeclareerd over de aan de opzegtermijn voorafgaande twaalf maanden (of zoveel korter als de overeenkomst geduurd heeft). Het vorenstaande geldt onverminderd de gehoudenheid van de opdrachtgever tot betaling van de declaraties voor werkzaamheden die de opdrachtgever INSTICOM tijdens de opzegtermijn laat verrichten.
5. Bij tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door INSTICOM kan de oprdachtgever geen aanspraak maken op enige vorm van compensatie. INSTICOM is verplicht lopende werkzaamheden tot aan het einde van de opzegtermijn normaal en naar behoren af te wikkelen, tenzij de opdrachtgever anders beslist. Indien de opdrachtgever dit verzoekt, is INSTICOM verplicht zorg te dragen voor een adequate overdracht van de werk-zaamheden.
6. Beide partijen hebben het recht de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen in geval de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, zulks onverlet het recht van de respectievelijke partij op schadevergoeding wegens voortijdige beëindiging.
7. Beide partijen hebben ook het recht om de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst op te zeggen in geval van contractbreuk of herhaalde inbreuken op de overeenkomst, na schriftelijke kennisgeving door de betrokken partij en zonder verbetering in 30 dagen na schriftelijke kennisgeving.
Artikel 6 Levering – levertijd – diensten
1. Alle levertijden en deadlines van INSTICOMs producten en/of diensten moeten worden beschouwd als indicatief en niet bindend. In geen geval geeft het niet voldoen aan een leveringsdatum of deadline voor de prestaties, aan de opdrachtgever het recht de overeenkomst te ontbinden, de verschuldigde bedragen achter te houden en een schadevergoeding te claimen of enige andere vorm van compensatie.
2. Als INSTICOM moet wachten voor noodzakelijke co-activiteiten met of informatie van de opdrachtgever, zullen de (lever)tijden, zo nodig, worden verlengd met de tijd minimaal gelijk aan de duur van de belemmering. INSTICOM zal de opdrachtgever over een dergelijke belemmering informeren. Indien levering of uitvoering door INSTICOM wordt vertraagd als gevolg van een gebeurtenis die optreedt door een handelen of nalaten van de opdrachtgever, met uitzondering van overmacht, zal de opdrachtgever automatisch door INSTICOM worden onderworpen aan een rente gelijk aan 1% per maand op de prijs van de opdracht of de maandelijkse vergoeding, totdat de belemmering is opgelost.
3. De levering of dienstprestatie zal de locatie zijn zoals aangegeven door de opdrachtgever.
4. Elke dienst of levering verricht door INSTICOM wordt geacht te zijn aanvaard:
(1) op het moment dat de goederen door INSTICOM worden afgeleverd,
(2) op het moment dat de dienstprestatie wordt geleverd,
Iedere tekortkoming die niet kon worden waargenomen op het ogenblik van de aanvaarding, moet per aangetekende brief binnen 30 dagen worden meegedeeld, te rekenen vanaf de ontdekking. Na deze termijn vervalt voor de opdrachtgever het recht op het vorderen van een schadevergoeding of enige andere vergoeding of de ontbinding van de overeenkomst. De kosten van reparatie en/of vervanging zijn voor rekening van de opdrachtgever.
Artikel 7 Honoraria, kosten en declaraties
1. De honorering van INSTICOM geschiedt, tenzij een andere wijze van beloning is overeengekomen, op basis van uurtarieven. Andere beloningen kunnen zijn een vaste vergoeding per tijdseenheid (retainer fee) of een vaste prijs (per project of opdracht).
2. INSTICOM is gerechtigd zijn uurtarieven en/of honoraria die eventueel krachtens de overeenkomst op andere basis worden vastgelegd, door indexering aan te passen. Indexering kan ten hoogste eenmaal per jaar en niet eerder dan drie maanden na de totstandkoming van de overeenkomst plaatsvinden. Verhogingen als in de vorige volzin bedoeld worden pas berekend nadat zij aan de opdrachtgever zijn meegedeeld.
3. Indien wordt gewerkt aan de hand van tevoren overeengekomen begrotingen met uurtarieven als grondslag, mag INSTICOM niet van deze begrotingen afwijken, behalve voor indexering als in het voorgaande lid van dit artikel omschreven of bij tussentijdse wijziging van de overeenkomst door de opdrachtgever. Indien de opdrachtgever de overeenkomst tussentijds in omvang terugbrengt, dient de opdrachtgever het oorspronkelijk honorarium even lang door te betalen als is voorzien in artikel 6, dat handelt over opzegging van een opdracht. INSTICOM is verplicht om, wanneer een overschrijding van de wederzijds goedgekeurde begroting kan worden voorzien, daarover onmiddel¬lijk de opdrachtgever te informeren en zonodig een nieuwe begroting ter goedkeuring voor te leggen.
4. Naast honorarium zijn verschuldigd de bureaukosten en de kosten van derden, die door INSTICOM in het kader van de overeenkomst zijn ingeschakeld. Op begrotingen en declaraties worden de kosten onderscheiden in: honorarium bureau, bureaukosten en, indien van toepassing, kosten van derden. Onder bureaukosten worden onder andere verstaan telefoon-, fax-, porti-, koeriers-, fotokopie- en knipselkosten.
5. In principe zal de opdrachtgever kosten van derden rechtstreeks voldoen. Verloopt de betaling van derden via INSTICOM, dan is INSTICOM gerechtigd tot het berekenen van een toeslag voor rente- en administratiekosten. Ook is INSTICOM dan gerechtigd een voorschot op de kosten te verlangen. Het is gebruikelijk dat alle kortingen op leveranties van derden worden doorgegeven aan de opdrachtgever. De opdrachtgever waarborgt INSTICOM tegen iedere aanspraak van derden ten opzichte van de voorafgaande goedgekeurde kosten en / of facturen.
6. Tenzij anders is overeengekomen declareert INSTICOM maandelijks achteraf het over een kalendermaand verschuldigde honorarium en de bureaukosten. Kosten van derden kunnen onmiddellijk na ontvangst van daarop betrekking hebbende facturen worden doorbelast. De betalingstermijn voor declaraties van INSTICOM bedraagt 30 dagen terwijl een beroep op schuldvergelijking is uitgesloten. Bij overschrijding van die termijn is de opdrachtgever vanaf de vervaldatum een rente van 1 % per kalendermaand of een gedeelte van een maand verschuldigd.
7. Bij gebreke van tijdige betaling is de opdrachtgever naast het verschuldigde bedrag en de rente tevens een bedrag gelijk aan 15% van de hoofdsom voor alle ongemakken en kosten gerelateerd aan de onbetaalde facturen verschuldigd, zulks met een minimum van € 70,00.
8. Indien de partijen zijn overeengekomen dat een uurprijs wordt gehanteerd, dienen de gewerkte uren bij de declaratie voldoende te zijn gespecificeerd.
9. Alle prijzen zijn, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, exclusief B.T.W..
Artikel 8 Voorwerk
1. Indien door de opdrachtgever van INSTICOM, alvorens een overeenkomst wordt gesloten, wordt verlangd dat INSTICOM zich specifieke op de opdrachtgever toegesneden kennis inzake public relations/communicatie en/of kennis inzake de specifieke problematiek van de opdrachtgever eigen maakt, heeft INSTICOM daarvoor aanspraak op een redelijke vergoeding.
2. Alvorens INSTICOM dit voorwerk zal verrichten, zal INSTICOM schriftelijk aan de opdrachtgever laten weten dat bedoelde werkzaamheden in rekening zullen worden gebracht, ook bij het niet tot stand komen van de overeenkomst.
Artikel 9 Inschakeling meerdere agentschappen
1. De opdrachtgever zal geen public relationsopdrachten verlenen aan andere PR/Communicatie bureaus/adviseurs dan na tijdig vooroverleg met en schriftelijke goedkeuring van INSTICOM.
Artikel 10 Auteursrechten
1. De opdrachtgever verkrijgt van INSTICOM een in tijdsduur onbeperkte licentie voor het gebruik van auteursrechtelijke beschermde werken, die door INSTICOM in de uitvoering van de overeenkomst ten behoeve van de opdrachtgever worden gemaakt, met dien verstande dat de licentie slechts geldt zodra en zolang de opdrachtgever voldoet aan de financiële verplichtingen, die verband houden met de beschikbaarstelling van het auteursrechtelijk beschermde werk.
2. De in het voorgaande bedoelde licentie geldt uitsluitend voor gebruik van het desbetreffende werk door de opdrachtgever zelf. Gebruik door derden is derhalve niet toegestaan dan na schriftelijke toestemming van INSTICOM.
Artikel 11 Uitingen en mededelingen
1. Uitingen en mededelingen, in welke vorm ook, die in het kader van de uitvoering van de overeenkomst door INSTICOM namens de opdrachtgever geschieden zullen vooraf ter goedkeuring aan de opdrachtgever worden voorgelegd.
2. Door INSTICOM namens de opdrachtgever gedane uitingen en mededelingen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst geschieden uitsluitend voor rekening en risico van opdrachtgever. Indien terzake van zodanige uiting/mededeling een klacht tegen de opdrachtgever wordt ingediend of tegen de opdrachtgever een vordering in rechten wordt ingesteld, beslist de opdrachtgever over de wijze van verweer in overleg met INSTICOM.
3. Indien INSTICOM terzake van een in het voorgaande lid bedoelde uiting/mededeling in rechten wordt betrokken danwel terzake tegen haar een klacht wordt ingediend, zal INSTICOM daarvan onverwijld mededeling doen aan de opdrachtgever. In overleg tussen partijen zal worden beslist of INSTICOM zelfstandig verweer zal voeren danwel of de opdrachtgever uit naam van INSTICOM de procedure zal voeren. In beide gevallen komen alle kosten van de behandeling van de klacht en/of procedure voor rekening van de opdrachtgever, een eventuele veroordeling in de proceskosten of bijdrage in de kosten ten behoeve van de wederpartij daaronder begrepen.
4. De opdrachtgever vrijwaart INSTICOM tegen alle aan¬spraken van derden gebaseerd op de (on)juistheid en de feitelijke inhoud van door INSTICOM namens de op¬drachtgever gedane uitingen en mededelingen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 12 Aansprakelijkheid
1. INSTICOM is bij advieswerkzaamheden aansprakelijk voor schade ontstaan door toerekenbare tekortkomingen in de nakoming van de verbintenissen uit de overeenkomst. Tekortkomingen zijn toerekenbaar voorzover sprake is van een handelwijze of van een nalatigheid van INSTICOM zoals die van een redelijk bekwaam en redelijk handelend public relations-/communicatieadviseur niet mag worden verwacht.
2. Behoudens indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid is de aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkoming bij de uitvoering van werkzaamheden van INSTICOM beperkt tot
(1) de dekking van de verzekering of, bij gebrek,
(2) bij advieswerkzaamheden, het honorarium dat INSTICOM voor haar advieswerkzaamheden in het kader van de overeenkomst heeft ontvangen. Bij overeenkomsten die een langere looptijd dan twaalf maanden hebben, geldt voorts een beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de laatste twaalf maanden voorafgaand aan de tekortkoming.
(3) bij de levering van goederen, de diensten van INSTICOM als facilitator tussen de opdrachtgeven en de leverancier. INSTICOM zal erop toezien dat de garantie- en aansprakelijkheidsvoorwaarden van de leverancier worden toegepast.
3. Tot vergoeding van meer of andere schade, gevolgschade daaronder begrepen, dan in de voorgaand leden van dit artikel bepaald, is INSTICOM niet gehouden.
4. Eventuele aanspraken van de opdrachtgever als bedoeld in dit artikel dienen binnen 30 dagen nadat de tekortkoming is ontdekt, of redelijkerwijs had kunnen worden ontdekt, schriftelijk bij INSTICOM te zijn ingediend, bij gebreke waarvan de aanspraken zijn vervallen.
5. Opdrachtgever vrijwaart en beschermt INSTICOM van en tegen alle verliezen, schade, schikkingsbedragen, kosten en uitgaven, die voortvloeien uit of het gevolg zijn van enige aanspraak van derden voortvloeiend uit enige persoonlijk letsel en/of schade aan eigendommen als gevolg van (i ) verzuim van de opdrachtgever te voldoen aan wetten of regelgeving, (ii) nalatigheid of verzuim van de opdrachtgever, (iii) schending van de opdrachtgever van enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden en het contract.
Artikel 14 Geschillen
1. Geschillen tussen opdrachtgever en INSTICOM naar aanleiding van de overeenkomst of de uitvoering daarvan worden beslist door de rechtbank die bevoegd is voor de vestigingsplaats van INSTICOM.
2. Op deze algemene voorwaarden en de overeenkomst is Belgisch Recht van toepassing.